Indeklima og arbejdspladsvurdering |
| Metoder til sikkerhedsorganisationen Indledning Dårligt indeklima på arbejdspladsen skal forebygges, og der er kendte løsninger på de fleste problemer. Ideen med denne folder er at inspirere sikkerhedsorganisationerne til at arbejde systematisk med deres indeklima og at gøre det som led i arbejdet med den lovpligtige arbejdspladsvurdering (APV). APV-arbejde behøver ikke at være vanskeligt. Arbejdstilsynet foreslår derfor forskellige metoder til at kortlægge og vurdere indeklimaet - samt til at prioritere og udarbejde en handlingsplan for problemløsningerne. Eksemplerne i folderen handler om kontorarbejdspladser, skoler og daginstitutioner. Men folderen kan bruges på alle ikke-industrielle arbejdspladser. De tekniske løsninger kan I finde gode råd om på hjemmesiden www.arbejdstilsynet.dk, hvor der er etableret et særligt indeklimaområde. Hvad er et dårligt indeklima? Dårligt indeklima på arbejdspladsen kan fx vise sig ved utilpashed, irriterede slimhinder, hovedpine og træthed hos medarbejderne. Det er symptomer, som bl.a. forringer medarbejdernes livskvalitet og øger deres sygefravær. De påvirkninger i indeklimaet, I bør rette særlig opmærksomhed mod, er:
Det er arbejdsgiveren, der har ansvaret for, at arbejdsstedet er indrettet sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Det vil sige, at arbejdsgiveren skal sørge for, at årsager til indeklimaproblemer bliver belyst, og at forholdene bliver forbedret tilfredsstillende. Arbejdsgiveren har også pligt til at udarbejde en skriftlig arbejdspladsvurdering (APV). APV'en skal omfatte alle virksomhedens arbejdsmiljøproblemer. APV'en skal mindst revideres hvert tredje år. Sikkerhedsorganisationen skal deltage i planlægningen og gennemførelsen af APV'en. Sikkerhedsorganisationen skal også kontrollere, at arbejdsforholdene i øvrigt er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige. Det er den enkelte arbejdsplads - fx skolen, daginstitutionen eller bankfilialen - der udarbejder APV'en, men det er den øverste ledelse, som har ansvaret for, at APV'en bliver udarbejdet. Det er også den øverste ledelse, der har ansvaret for, at arbejdsmiljølovens krav til indeklima bliver overholdt. På de kommunale skoler og daginstitutioner er det således kommunen, der er medarbejdernes øverste ledelse. Dermed er det kommunen, der har ansvaret for, at APV-arbejdet bliver gennemført på de enkelte arbejdspladser. Systematisk arbejde med indeklima På mange arbejdspladser kommer indeklimaet først i søgelyset, når det giver åbenlyse problemer, fx i form af symptomer hos en stor del af medarbejderne. De tilspidsede situationer kan undgås, hvis man i tide sætter ind over for de påvirkninger, der skaber et dårligt indeklima. Indeklimaforholdene bør være en integreret del af det løbende APV-arbejde. APV-arbejdet skal indeholde følgende:
Oftest er det nødvendigt at kombinere forskellige metoder for at komme igennem de fire trin i APV-arbejdet. Det kan også være nødvendigt med bistand fra eksterne arbejdsmiljøsagkyndige. Gode råd Det er vigtigt at vælge APV-metoder, som passer til arbejdspladsens struktur og traditioner. Det er ofte et godt udgangspunkt at se på, hvordan andre tværgående opgaver løses på arbejdspladsen, fx hvordan man planlægger mødetider. Hvis sikkerhedsorganisationens indeklimaarbejde går i stå, er det ofte, fordi der er afsat for få ressourcer til opgaven. Eller fordi der iværksættes for mange tiltag på én gang, så overblikket forsvinder. Der er også eksempler på, at sikkerhedsorganisationerne lægger deres kræfter - forkert- , fx ved at bruge for meget tid på at vise årsagssammenhænge mellem indeklimapåvirkninger og symptomer, i stedet for at gøre noget ved problemerne. For at sikre de bedste resultater af APV-arbejdet bør I:
Gode råd Sikkerhedsorganisationen kan fx informere medarbejderne om indeklimaarbejdet ved at hænge handlingsplaner op på opslagstavler i kantinen, lærerværelset, garderoben eller andre relevante steder. Hvis handlingsplanerne revideres, bør alle informeres, fx på opslagstavler og ved personalemøder. Kortlægning Formålet med at kortlægge indeklimaforholdene er at blive klar over, om der er negative påvirkninger på arbejdspladsen. Samtidig giver kortlægningen et grundlag for at prioritere, hvor det er vigtigst at sætte ind med forbedringer. I kortlægningen bør I især fokusere på disse påvirkninger:
Eksempel Ved kortlægningen af indeklimaet på et kontor gør flere medarbejdere sikkerhedsrepræsentanten opmærksom på, at der er meget varmt om eftermiddagen, når solen skinner ind ad vinduerne. Sikkerhedsrepræsentanten spørger medarbejdere, om de bruger solafskærmningen, og det viser sig, at flere medarbejdere ikke ved, hvordan de skal betjene solafskærmningen ved deres arbejdsplads. Sikkerhedsrepræsentanten vurderer, at han kan instruere medarbejderne med det samme, idet det ikke er nødvendigt at lade instruktionen afvente vurdering, prioritering og udarbejdelse af handlingsplaner. Gennemgang af bygningen Gennemgangen af bygninger, lokaler og installationer kan være mere eller mindre detaljeret. Et eller flere medlemmer af sikkerhedsorganisationen kan gennemgå bygningen sammen med bygningens driftsansvarlige og fastlægge omfanget af de negative påvirkninger. Også årsagerne til de negative påvirkninger skal findes. Her skal I se på:
Eksempel Sikkerhedsgruppen i en vuggestue er ved at kortlægge institutionens indeklimaforhold. Sammen med en ingeniør fra kommunens tekniske forvaltning foretager de en bygningsgennemgang. De konstaterer, at der er dug i vinduernes hjørner, nullermænd under en del af de faste møbler, for høj temperatur i lokalerne samt dårlig luft. Man når frem til, at den høje temperatur og den dårlige luft især skyldes varmebidraget fra de mange mennesker samt lugt fra puslerummet, hvor der kun kan luftes ud ved at åbne vinduet. Det betyder, at personalet ikke kan lufte tilstrækkeligt ud i vinterhalvåret, fordi åbne vinduer giver kulde og træk. Varmebidraget fra mennesker samt den manglende udluftning er altså årsag til den høje temperatur og den dårlige luft. Sikkerhedsgruppen noterer de forskellige påvirkninger og årsager, der hermed udgør en del af den samlede kortlægning af vuggestuens indeklima. Gode råd Ved bygningsgennemgang på folkeskoler bør sikkerhedsorganisationen inddrage servicemedarbejderen, der varetager den daglige bygningsdrift. Også kommunens tekniske forvaltning bør involveres. Ved bygningsgennemgang i daginstitutioner bør sikkerhedsorganisationen inddrage den driftsansvarlige i kommunens tekniske forvaltning. Kortlægning af medarbejdernes oplevelser Kortlægningen af, hvordan medarbejderne selv oplever deres indeklima, kan ske efter flere forskellige metoder. Alt efter virksomhedens størrelse kan I vælge at inddrage samtlige eller en repræsentativ del af medarbejderne i arbejdet med kortlægning af indeklimaet. I store virksomheder er det almindeligt, at sikkerhedsorganisationen kun inddrager en repræsentativ del af medarbejderne. Her følger nogle eksempler på, hvordan medarbejderne kan inddrages i APV-arbejdet med indeklima. Medarbejdermøder I kan afholde et eller flere møder, hvor I lægger op til, at alle medarbejdere efter tur redegør for deres egen oplevelse af indeklimaet. I noterer - uden at kommentere undervejs - de problemstillinger, der kommer frem. Mødedeltagerne finder herefter fællesnævnere i det omfang, det er muligt. Formålet med denne opsamling på mødet er at sikre, at alle er klar over, hvilke påvirkninger i indeklimaet der efterfølgende tages udgangspunkt i. Metoden egner sig særligt til mindre arbejdspladser. Det er vigtigt, at alle medarbejdere føler sig trygge ved - i åbent forum - at beskrive de indeklimaproblemer, de oplever. Spørgeskemaundersøgelse Sikkerhedsorganisationen uddeler spørgeskemaer om indeklimaforhold til alle medarbejdere og beder om at få dem tilbage i udfyldt stand. Sikkerhedsorganisationen skal vurdere kritisk, om spørgeskemaet er dækkende i forhold til den konkrete arbejdsplads. Medarbejderne kan eventuelt deltage anonymt - sikkerhedsorganisationen skal dog kunne lokalisere de indeklimapåvirkninger, der anføres i skemaerne. Metoden lægger op til, at alle på arbejdspladsen tager stilling til deres indeklima. Men I skal være opmærksom på, at spørgeskemaet kan virke begrænsende, fordi medarbejderne oftest kun tager stilling til de indeklimaforhold, der er nævnt i skemaet. Metoden indebærer desuden et stort opsamlings- og bearbejdningsarbejde med de udfyldte spørgeskemaer, inden resultatet kan bruges. Bearbejdningsarbejdet kan eventuelt foregå med ekstern bistand. I skal i den efterfølgende bearbejdning af spørgeskemaerne huske at fastholde fokus på påvirkninger - også selv om det ikke altid fremgår af medarbejdernes udsagn, at de har symptomer. Der findes forskellige spørgeskemaer. Fx har Arbejdstilsynet, de tidligere branchesikkerhedsråd (nu branchearbejdsmiljøråd) og flere faglige organisationer udarbejdet skemaer. Interview med skemaer En eller flere sikkerhedsrepræsentanter interviewer alle medarbejdere, enkelt- eller gruppevis. Sikkerhedsrepræsentanten noterer medarbejdernes besvarelser i skemaer. Bearbejdelsen af de udfyldte skemaer foregår på samme måde som ved spørgeskemaundersøgelsen. Rundspørge blandt medarbejderne Et eller flere medlemmer af sikkerhedsorganisationen spørger samtlige medarbejdere, hvordan de oplever og vurderer deres indeklima. Herefter udarbejder I en sammenfattende beskrivelse af, hvordan medarbejderne oplever deres indeklima. Metoden kan være velegnet på en lille arbejdsplads, hvor en rundspørge til samtlige medarbejdere ikke er så ressourcekrævende. På arbejdspladser med mange medarbejdere kan en rundspørge være temmelig ressourcekrævende. Samtidig kan det være svært at bevare overblikket. Vurdering Når arbejdspladsens indeklima er kortlagt, er det vigtigt med en nøje vurdering af de kortlagte påvirkningers omfang og mulige årsager. Der skal også opstilles forslag til, hvordan påvirkningerne kan fjernes.
Hvis I kan forudse, at der er behov for at ofre et større beløb til forebyggelse eller udbedring af forhold, bør I sikre jer, at en person går videre til rette vedkommende med de økonomiske spørgsmål. Når I skal opstille forslag til løsninger, er det vigtigt at spørge de medarbejdere, der er berørt af de pågældende indeklimaproblemer. Det gælder fx også servicemedarbejdere og rengøringspersonale. Medarbejderne kan ofte bidrage med gode forslag til løsninger. Samtidig kan medarbejdernes accept af løsningerne have betydning for, hvor godt de iværksatte løsninger kommer til at fungere. Eksempel Ved bygningsgennemgangen af en skole har sikkerhedsorganisationen konstateret, at tagkonstruktionen er utæt flere steder, bl.a. regner det jævnligt ned i gymnastiksalen. Allerede ved kortlægningen har sikkerhedsorganisationen fået fornemmelsen af, at reparationer af taget samt udbedringer af vandskaderne i gymnastiksalen vil være forbundet med udgifter, som langt overstiger det beløb, der er budgetteret med til vedligehold af skolens bygninger i indeværende år. I forbindelse med vurderingen inviterer sikkerhedsorganisationen derfor skoleforvaltningen til et møde, hvor de sammen beslutter, hvordan problemerne skal håndteres. Det aftales på mødet, hvilke problemer skoleforvaltningen tager sig af og betaler, samt hvilke problemer skolen selv skal finansiere. Forløb i vurderingen Her gives et eksempel på, hvordan vurderingsarbejdet kan forløbe. Udgangspunktet er et kontor, hvor man har konstateret for høj temperatur. Men forløbet kan være det samme i forbindelse med andre påvirkninger i indeklimaet og på andre typer af arbejdspladser: Temperaturen på kontoret er for høj, typisk omkring 24-25°C. En passende temperatur på kontoret er 20-22°C. Sikkerhedsorganisationen skal som det første finde årsagerne til den høje temperatur. Det skal undersøges,
Hvis sikkerhedsorganisationen vurderer, at temperaturen ikke kan nedbringes tilstrækkeligt ved at fjerne de fundne årsager, bør sikkerhedsorganisationen undersøge, hvordan varmen kan ledes bort:
Ofte vil det være umuligt for jer at løse alle de kortlagte indeklimaproblemer på én gang. I må så prioritere, hvor der først skal sættes ind. Før I går i gang med at prioritere, bør I opstille nogle relevante kriterier for, hvilke problemer der skal løses først. Arbejdsmiljølovgivningen skal overholdes. Dét kan ikke diskuteres. Men herudover kan I bl.a. tage udgangspunkt i disse kriterier:
Økonomien i handlingsplanens aktiviteter kan få afgørende betydning for, om løsningerne sættes i værk. Det er vigtigt, at I tidligt i drøftelserne involverer en person, der kan afklare de økonomiske forhold i forbindelse med aktiviteterne. Fx kan en offentlig virksomhed eller institution invitere en kontaktperson fra teknisk forvaltning til at deltage i bygningsgennemgang og møder. Handlingsplanen kan være mere eller mindre detaljeret. Den kan bestå i en simpel notering af den påvirkning, der skal fjernes, de ønskede løsninger, hvem der er ansvarlig for de enkelte løsninger, hvornår opgaven skal være gennemført, samt hvem der foretager evaluering og opfølgning. Handlingsplanen kan også være mere detaljeret, fx med beskrivelse af tekniske detaljer for hver enkelt løsning. Handlingsplanens omfang kan være en A4-side eller adskillige ringbind, alt efter arbejdspladsens behov. Eksempel I en kontorvirksomhed har sikkerhedsorganisationen foretaget en vurdering af luftkvaliteten. Man har vurderet, at der skal gøres noget ved den mekaniske ventilation i bygningen. I første omgang vælger sikkerhedsorganisationen at skrive i handlingsplanen, at ventilationsanlægget skal repareres og justeres, samt at der derefter skal tages stilling til, om det er nødvendigt at etablere yderligere mekanisk ventilation. Gode råd Det er en god idé at skrive i handlingsplanen, hvad sikkerhedsorganisationen forventer, at aktiviteterne vil resultere i. Det kan lette opfølgningsarbejdet. Det mest almindelige er, at sikkerhedsorganisationen foretager prioriteringen og udarbejder handlingsplanen. Det kan dog være nødvendigt med ekstern bistand fra rådgivende virksomheder. Arbejdsgiveren har ansvaret for, at handlingsplanen bliver udarbejdet og gennemført. I de tilfælde, hvor man ikke kan fjerne en uønsket påvirkning inden for en acceptabel tidshorisont, må I foretage midlertidige foranstaltninger - alt imens I arbejder videre på permanente løsninger. Beslutninger om midlertidige foranstaltninger bør indarbejdes i handlingsplanen med tydelig angivelse af tidsfrister. Eksempel Lærerne på en skole har meddelt sikkerhedsorganisationen, at der er dårlig luftkvalitet i den ene fløjs undervisningslokaler. Problemet er blevet værre efter sommerferien, hvor der er kommet flere elever i klasserne. Sikkerhedsorganisationen kontakter en driftsansvarlig i kommunens tekniske forvaltning. Sammen med en sikkerhedsrepræsentant og skolens servicemedarbejder inspicerer den driftsansvarlige undervisningslokalerne. Inspektionen sker, mens lokalerne er i brug. Alle er enige om, at den øgede personbelastning i lokalerne er "dråben, der får bægret til at flyde over". Den driftsansvarlige fra teknisk forvaltning vurderer, at man kan afhjælpe problemet ved at etablere en mere effektiv ventilation i lokalerne. Sikkerhedsorganisationen indkalder til et møde, hvor flere lærere og teknisk forvaltning deltager. Der er på mødet enighed om, at indeklimaet i lokalerne er så dårligt, at der straks må gribes ind. Den driftsansvarlige fra teknisk forvaltning oplyser, at han vil gå i gang med at behandle sagen straks - men at der sandsynligvis vil gå ca. et halvt år, inden der er etableret yderligere mekanisk ventilation i lokalerne. Den lange tidshorisont skyldes, at der skal udarbejdes et konkret løsningsforslag, samt at det tager tid at få økonomien på plads. Den lange tidshorisont betyder, at sikkerhedsorganisationen må overveje nogle midlertidige foranstaltninger. Sikkerhedsorganisationen og de berørte lærere beslutter derfor at organisere klasseundervisningen anderledes, indtil ventilationen i lokalerne er forbedret. Lærerne udarbejder en plan for, hvordan undervisningen kan foregå, så der er færre elever i lokalerne i de kommende måneder. Desuden besluttes det, at der ikke må være elever i de pågældende lokaler i frikvartererne, og at der skal foretages ekstra udluftning. Opfølgning I opfølgningen på handlingsplanen skal I evaluere resultatet af de iværksatte aktiviteter til forbedring af indeklimaet. I evalueringen skal I også vurdere, om der skal ske yderligere aktiviteter for at fjerne eller reducere påvirkningerne. Opfølgningen bør ske et passende tidsrum efter, at aktiviteterne er sat i værk, fx tre til seks måneder senere. Kontroller løsningen I opfølgningen bør I også kontrollere forhold, der angår selve løsningen:
Et vigtigt led i opfølgningen er at spørge medarbejderne, om de synes, at aktiviteterne har forbedret indeklimaet. Det er oplagt at bruge samme metode, som den I valgte til at kortlægge medarbejdernes oplevelse af indeklimaet. Eksempel I et kontor har man forbedret ventilationsanlægget. Arbejdet synes at være korrekt udført, men medarbejderne meddeler sikkerhedsrepræsentanten, at de ikke oplever forbedret luftkvalitet. Noget tyder altså på, at luftkvaliteten ikke er blevet god nok af, at man har forbedret ventilationsanlægget. Sikkerhedsrepræsentanten meddeler dette til sikkerhedsorganisationen, og der foretages en ny vurdering af, hvad der skal gøres ved problemet. Når I følger op på handlingsplanen, skal I være opmærksomme på, om omstændighederne er de samme, som da I i sin tid kortlagde arbejdspladsens indeklima. Fx kan variation i udetemperatur samt vind og nedbør have stor betydning for, hvordan medarbejderne oplever deres indeklima. Hvis I konstaterer, at de gennemførte aktiviteter ikke har den forventede effekt, skal I foretage en ny vurdering og beslutte nye aktiviteter. Løbende forebyggelse Når de negative påvirkninger af indeklimaet er fjernet, og medarbejderne oplever, at indeklimaet er godt, skal det gerne forblive sådan. Derfor skal I løbende være opmærksomme på de forhold, der har indvirkning på indeklimaet:
Hvis kortlægningen afslører uheldige indeklimapåvirkninger, kan I ikke springe nogle af de efterfølgende trin (vurdering, prioritering og handlingsplan samt opfølgning) over i jeres APV-arbejde. Men I behøver ikke at gennemgå trinnene som tidsmæssigt adskilte elementer. Nogle gange kan det være en fordel at sammenkæde kortlægning, vurdering samt prioritering og handlingsplan i én arbejdsgang. Sammenkædningen af flere trin kan ske ved at bruge en udvidet variation af medarbejdermødet. Ideen er, at medarbejdermødet bruges til at udarbejde APV i fællesskab, idet mødedeltagerne arbejder sig igennem kortlægning, vurdering og prioritering samt handlingsplan. Den nærmeste ledelse og bygningens driftsansvarlige bør deltage i mødet. I kan tage udgangspunkt i denne pjece for at sikre, at alle mødedeltagere har samme forståelse af indholdet i de enkelte trin. Fordelen ved at arbejde i fællesskab - fx ved et medarbejdermøde - er, at I får inddraget medarbejdernes viden og erfaring i alle trin i APV-arbejdet. Samtidig kan det betyde, at den færdige handlingsplan opnår en højere grad af accept på arbejdspladsen. Fremgangsmåden med medarbejdermøder er mest velegnet på små arbejdspladser og forudsætter desuden, at alle medarbejdere føler sig trygge ved at diskutere deres arbejdsmiljøproblemer i et åbent forum. Påvirkninger af indeklimaet Varme og træk Høj temperatur i lokalerne kan skyldes varme fra bl.a. mennesker, varmeanlæg, solindfald gennem store glasarealer, kunstig belysning samt elektriske maskiner, fx kopimaskiner. Om vinteren kan dårligt isolerede vægge, gulve og vinduer ofte give kuldenedfald eller kuldestråling, der føles som træk. Desuden kan utætte døre og vinduer give trækgener. De vigtigste krav Arbejdstilsynet vil under normale omstændigheder anse en temperatur på 20-22°C for passende ved let fysisk aktivitet, fx i kontorer, skoler og daginstitutioner. Kun under særlige omstændigheder, fx hedebølge, accepterer Arbejdstilsynet, at temperaturen i arbejdsrum overstiger 25°C. Luftkvalitet Dårlig luftkvalitet i bygningen kan bl.a. skyldes afgasninger, mange mennesker i lokalet, tobaksrygning og støv, fx på grund af mangelfuld rengøring. Høje temperaturer i bygningen kan desuden medføre, at medarbejderne oplever luftkvaliteten som dårlig. De vigtigste krav Arbejdsrum skal være forsvarligt indrettet og placeret.
Luftens indhold af kuldioxid (CO2), som hænger sammen med antallet af personer i rummet, bør ikke være større end 0,1 pct. CO2. Hvis CO2-indholdet overstiger 0,2 pct. i længere perioder, anser Arbejdstilsynet rummets ventilation for utilstrækkelig. Fugt Fugt i bygninger kan skyldes:
De vigtigste krav Arbejdsrum skal være forsvarligt isoleret mod fugt. Lys Belysningen i arbejdsrum består af dagslys og/eller kunstig belysning. Dårlige lysforhold kan skyldes:
Der skal være tilstrækkelig tilgang af dagslys til arbejdsrum samt udsyn til omgivelserne. Belysningen på arbejdsstedet skal være af en sådan beskaffenhed, at arbejdet kan foregå forsvarligt. Belysningsstyrke, lysfordeling, blænding, belysningsfarver og farvegengivende egenskaber skal passe til de arbejdsopgaver, der udføres. Vinduer og lysarmaturer på arbejdsstedet skal vedligeholdes og rengøres. Støj og akustik Når man taler om dårlige lydforhold i forbindelse med indeklima, menes der generende støj og dårlige akustiske forhold. Kilderne til den generende støj kan fx være ventilations- og varmeanlæg, kontormaskiner, andre personer i lokalet, kimende telefoner samt støj udefra eller fra tilstødende lokaler og gangarealer. Rummets akustiske egenskaber har betydning for, hvor omfattende gener medarbejderne får af støjkilderne. I rum med lang efterklangstid (lydhårde rum) kan selv moderate støjkilder virke forstyrrende og påtrængende. De vigtigste krav Arbejdsrum skal være indrettet, så de akustiske forhold er tilfredsstillende, og så unødvendig påvirkning fra støj undgås. Arbejdsrum skal være forsvarligt isoleret mod støj fra andre rum og støj udefra. Henvisninger Arbejdstilsynets hjemmeside om indeklima: www.at.dk Bekendtgørelser
|
 |
Sti: Forside / Information / Andre informationsmaterialer / Indeklima / Indeklima og arbejdspladsvurdering - metoder til sikkerhedsorganisationen
